從地板工程看專案管理的實現前陣子家裡更換客廳的架高木質地板,改為平鋪式,過程中遇到一些意料外的狀況,幸好木工師傅一一解決,最後趕在過年前完成,讓我們有一天半的時間清理及復原家具,迎接新年。從這次的裝修經驗,也看到專案管理的精神被實踐(其實生活中有許多類似的經驗,都值得我們從中學習),以下用簡單的重點條列來分析探討:

 
1.專案估算

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甘特圖或許是多數PM最常製作的一張圖表,但是有多少人會在專案執行的過程中,持續透過這份資料追蹤、更新時程? 又或者有多少人能從當中看出潛在風險、並適時調整專案步伐呢?PM進行專案時程估算時,常常會犯以下幾個錯誤

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03-1.jpg職業棒球是一項團隊分工精細的運動,特別是近年受到運動科學的觀念影響,越來越重視各項對戰數據,也更懂得保護選手,使得單一守備位置開始有不同類型、功能的選手輪番出賽,尤其是最能主宰球賽勝負的位置-投手。早期的棒球比賽中,投手完投是常見的事,後來漸漸有先發、中繼、救援的區分,現在則是連中繼投手也有長中繼、短中繼、set up、敗戰處理,甚至一人投手的任務分工,這樣的精細分工讓選手更能在責任範圍內毫不保留地全力以赴,無須將體力分配在不同的投球局數內,因此也造就不少成功的明星選手。

 

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qiye_shangwu_huiyi.jpg策略與團隊都搞定之後,我的棒球隊就能一帆風順了嗎? 太多的真實案例告訴我們,計畫是一回事,但永遠趕不上變化,專案管理知識也提醒我們,身為一位稱職的PM,必須做好專案的監控,隨時確保品質變異在掌控之中。

【隨時與策略對焦】

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d1559170.jpg擬定策略後,接下來是組建一個能認同目標、有不同專業的核心執行團隊。如果我有一支棒球隊,我會需要什麼樣的人才?要回答這問題,得先將策略依不同的層面初步展開,並確保每個環節與策略緊扣。

1.球隊 :

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John-Henry.jpg如果你富可敵國,擁有一支自己的職業棒球隊,你會如何經營它?今年9月,富邦金控以據傳2.8億的價格買下年中拋售的義大犀牛隊,隨後的記者會宣布將以3至5年的時間整建球隊,達成每年都可打進冠軍賽的長遠目標。殷鑑不遠,義大在2013年成軍第一年(接手興農牛),當時也曾豪氣干雲要振興台灣職棒,並且扎根基層,但最後卻落到被自家球迷嫌棄的地步,也暴露外行領導內行的缺點,因此這次的交易案,球迷開心之餘也不敢抱著太空泛的期望。但是,外行難道不能整合各界專家,好好經營一支棒球隊嗎?如果我有一支棒球隊,我會如何使用管理知識來達成目標?

 

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看板管理PMBOK(專案管理知識體系導讀)闡述的是專案管理知識與概念,說明了專案管理所依循的五大程序群組 (Process Groups) 和九大知識體系領域 ( Knowledge Areas)各定義,但真正上了戰場執行專案時,靠得是PM自己內化後展現的功力,以及如何用不同的工具加速這些理念的達成。今天要介紹的工具是看板(Kanban)管理,正確來說它是一種具體的管理方法,而非一個標準的軟體工具(如Microsoft Project)。

看板隨著Scrum(註1)逐漸普及而廣泛被討論與使用,它的概念並不複雜,不論用在傳統的瀑布式專案,抑或是個人的工作排程管理,都相當實用。看板,顧名思義,是將專案的相關事項書寫於公開的白板、布告欄等,在強調團隊溝通的Scrum隊形(註2)中顯得特別重要,因為它的目的就在於,潛移默化讓所有人都能持續地接收最新訊息。最簡單的看版由待處理、處理中、已處理三列組成,如第一張圖所示。團隊成員將手邊的工作事項,依據處理情況以便利貼貼於其上,然後再透過每日的站立會議快速同步資訊。

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23_130621160306_4.jpg專案經理和產品經理的英文簡稱都是PM,一個是Project Manager,一個是Product Manager,同樣是PM,由於角色定位的關係,工作思維也會不太一樣。專案經理的職責在於讓專案如期如質完成,對專案的成敗負起責任,產品經理則決定方向,帶領團隊在市場上站穩一席,也難怪有人會說,產品經理相當於小CEO,因為產品經理不僅在乎如期如質,更在乎產品是否能夠長期保有競爭力。
多數的企業並不會刻意劃分兩種PM的職責,產品開發可以是一個專案,小專案也可以創造不同的價值,企業對人才的期許是多元的,不會因為你是專案經理就只求如期如質,而對產品經來說,專案管理也是必備的知識之一。

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進入專案管理的相關工作領域也有好幾個年頭,發現每個公司對於專案管理的原則都有所不同,配合公司的政策運作,有時候PM不一定能有效依照理想的方式進行,所謂理想的方式,是指正規的專案子流程、文件管理規範等,所以通常都是見招拆招,然後東一個西一個在不同的案例上把自己學得的知識投入測試。有時難免會懷疑,這樣的方式對於不同的專案來說,會不會每一次都是新的個案? 有沒有一種共同的思考邏輯,能夠讓自己在遇見問題時,有更站得住腳的原則,而不是一再以「控制範疇」的方式與老闆們斡旋,因為sponsor總是第一個跳脫在專案管理「如期如質」框架裡的人。簡單來說,專案管理的指導原則「不鍍金」,在競爭激烈的現實職場中,通常是難以實現的。

正因為背負sponsor的「過度期望」,以及對團隊成員「不鍍金」的承諾,PM就像夾心餅乾一樣,承受上下不同的壓力。這些年的工作經驗,讓我慢慢體會,與其努力尋求平衡點,還不如為自己立下幾個執行的原則,並且善用sponsor自己的承諾,作為向上管理的手段。

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「冰山一角」這一詞對多數人來說已不陌生,我們常常被教育著,必須了解眼前的問題可能只是冰山的一角,浮上水面的冰層容易發現,但暗藏在底下的一面,由於無法辨識,對它的形狀、大小一無所知,於是我們便無法有效去預測冰山接下來的變化。

在專案執行的過程中,經常需要從監控的結果,去分析潛在風險,或者試圖尋找問題發生的原因。「根本原因分析」是一種簡單的工具,透過因果關係圖來幫助PM釐清問題,對症下藥(治本)。
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在程式的世界裡,有一種東西叫做物件,子物件可以繼承父物件的屬性,就像是真實世界中兒子身上流著父親的血液,獲得父親的遺傳一樣,厲害的是程式裡還可以選擇性繼承。而在專案的世界中,靠的是經驗傳承,透過文件交接的形式,讓下一位專案管理者理解專案的全貌,但困難點是文件的規範在不同公司文化內,產出的樣貌不同,甚至不同部門的要求也不同,所以取得的交接內容難免千奇百種,造成下一任PM的困擾。
有時同一個策略方向所發展出來的執行方案會因人而異,如何延續當時初衷已經是一件難事,更別提細微的規格,對專案經理來說,不是一時半刻可以承接的,因此我自己在執行專案的同時,不喜歡背規格,目的是讓自己隨時處於可切換專案的狀態,此時文件的累積就很重要。一個專案的成功來自於團隊的合作努力,專案經理必須能在熟悉專案內容的同時,靠管理技巧讓專案維持正常的軌道,並且讓下一任減少接手的學習時間,無奈這些成效通常是不可度量的。

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看電影學管理-美國隊長3美國隊長3是漫威電影的重要里程碑,因為它不僅呈現原著漫畫中最經典的一場戰役,同時也勾勒出新角色-黑豹,並讓先前因版權關係而無法納入復仇者版圖的蜘蛛人回歸,使得整部電影熱鬧非凡。本篇要探討的,是從專案管理的視角,看兩派英雄團隊在這個內戰事件中,運用了哪些管理技能,並分別帶來什麼影響

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t201510291633505869496.jpg天菜大廚電影一開始,就以男主角Adam Jones挖生蠔自我處罰為起點,敘述他試圖東山再起的故事。當年意氣風發的亞當是如何墮落,直到自我放逐,以挖百萬顆生蠔當作贖罪? 電影中並沒有多加闡述,只知道他沉迷酒色、毒品,並且陷害他的朋友Michel。三年後,他重新回到倫敦,並與昔日的夥伴Tony合作開了一家新餐廳,目標是取得米其林三星的殊榮。時間讓他戒掉了毒品,卻戒不掉他的古怪脾氣,他以半脅迫方式聘僱Helene擔任他的助手,卻又在開幕當天不滿意大家的表現而發飆,並趕走Helene,直到Tony出面私下慰留,並讓Helene也擔任主廚,負擔更多的責任,才讓餐廳開始有了轉機。

過程中,Adam總是以高標準要求團隊,他有自己的節奏、自己的出菜邏輯,對於菜餚的堅持卻一絲不苟,他的目標只有一個 : 米其林三星,原則也只有一個 : 要讓所有人渴求吃到他的料理,而不單單只是吃飽或覺得有趣。為了達成目標,Adam忽視周邊的朋友,而Helene幾乎沒有時間照顧女兒,長期處在緊繃的情緒中,讓餐廳廚房也總是瀰漫著肅殺的氛圍。由於忽略了與他人的互動,過往的競爭對手與朋友,一個一個變成Adam的敵人,就在米其林訪查員上門的同時,Michel在菜餚中故意加了紅辣椒,報了三年前Adam陷害他的仇,這一個反撲,讓Adam措手不及,彷彿像是掉入地獄一般,陷入歇斯底里的狀態。受到重挫的Adam這才明白,身旁的朋友其實都是他的貴人,默默幫助著他,甚至連宿敵Reece也向他表明推崇他的料理,希望他重回現實,讓其他人得以有追隨的目標。於是Adam了解人生不是只有料理,料理也不是獲得米其林加冕就能代表一切,因此開始改變他和團隊間的戶動。在第二次機會中,他要求團隊平常心應對,最後也獲得圓滿的結局。

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看電影學管理-聖母峰

雖然專案管理知識告訴我們,專案在有限時間、資源下,應該限縮範疇,不過實務上,不常遇見越談越少的範疇,Sponsor總是希望用最少的資源完成最多的工作與最好的品質。反之,如果專案目標時間常被視為不可更動的限制條件,甚至由完成時間與資源來反推能做出多少成果,久而久之,組織會養成一種凡事不多做的被動習慣,以免被壓榨。由此看來,對於Sponsor來說,似乎要求多或少都會有負面的效果,那麼,身為一位PM應該怎麼辦呢?

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看電影學管理-極地救援專案執行過程中,不同角色的決策難免會有差異,在極地救援這部電影中,正好就出現這種對立的情況。我自己過去的經驗中,多少也有過"不了解主管為何下此決定"的時候,有時選擇忍氣吞聲,有時則據理力爭。一個決策的好壞是很難評估的,端看我們將檢核的時間點拉長或縮短,不管做任何決定都有其風險,最重要的是選擇過後,要能承擔結果,並且適時做出應變。

極地救援改編自小說「火星救援」,故事是描述美國國家航空暨太空總署的戰神三號,在某次任務時遇上風暴,撤離過程中,太空人兼植物學家馬克·瓦特尼不幸被天線打中失去蹤影。且因生命儀故障而被誤判死亡,當時太空船已過於傾斜,隨時可能翻覆,指揮官只好決定放棄救援而離開火星。馬克清醒後,獨自一人靠著僅存的補給品與太空站,在火星生存了5百多天。過程中,他精算食物剩餘量,並利用火星的土壤在生態艙種植馬鈴薯,以登陸艇用剩的聯氨來製造水來灌溉,還使用自己和其他組員的排泄物作肥料,後來成功種出馬鈴薯幼苗,得以延長食物庫存。

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1441879696-3870814384_n.jpg在移動迷宮2-焦土試煉電影中,主角湯瑪士不只一次被問到「What is your plan?」,第一次是在試圖逃脫WICKED掌控逃往山區尋求「右支」庇護,團隊成員質疑,「我們抗拒現在的狀態卻要去尋找可能不存在的組織?」當湯瑪士說出自己的決定時,一度無法說服大家,但電影畢竟是電影,英雄氣概總是出現在這種危急存亡時刻,而英雄的直覺卻又無比精準,因此更加深了大家對他的信任,從此即便赴湯蹈火也在所不辭。

現實生活中,有時決策的過程確實也包含不少領導者的直覺,但這些決策直覺卻可能來自日積月累的經驗,當面臨決策,大腦快速搜尋過往經驗,並在最短的時間內選出最佳解。為何湯瑪士直覺要去找右支? 他們要冒多大的風險? 或許我們暫且忽略英雄主義作祟,而從湯瑪士腦內快速生長的決策樹試著分析。

首先,當時的情境是,團隊好不容易脫離迷宮,被一群素昧平生的人所救,但在亞里士的協助下,湯瑪士發現這群人的意圖,並且和WICKED有所關聯,於是決定連夜逃離,並前往山區投靠與WICKED為敵的「右支」。團隊可以選擇的有幾種,第一是留下來觀望,等找到更多線索後再策畫下一步,但風險是這裡戒備森嚴,對手無寸鐵的團隊成員來說,要找其他路線去探詢解答並不容易。最壞的情況是如同其他被送進實驗室的免疫者,成為半生半死的模樣。

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6936015212_14420fd279_b.jpg故事發生在某年某月的某一天,Avengers公司的老闆Nick Fury正為了新的專案該找誰當PM而傷透腦筋,專案的需求來自一家合作密切的老客戶Thanos,他們正急欲拓展新事業,需要開發一項創新的產品,委託Avengers代為處理其中一段機密的設計。因此Fury需要一位PM替他掌控專案的發展,對外必須和Thanos協調需求、取得最高的籌碼,還要確保競爭對手不會早一步進入市場,對內則要整合各部門傾全力配合,大家能否為他提供一些意見,好讓他能順利決策。

如果是你,團隊中有以下的人才,該選擇哪一位呢?

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不可能任務來到第5集,自從第4集鬼影行動成功扳回票房後,第5集失控國度延續前一集的團隊組合,繼續為了新的任務而努力。劇情描述不可能任務情報局(IMF)探員伊森·韓特一直以來調查的神秘組織『辛迪加』,其成員幾乎都是已被認定死亡或失蹤、來自於世界各地的政府秘密機構,他們建立的宗旨就是製造各種暗殺或慌亂以摧毀世界制度。

IMF處理的案子和現實生活中標榜如期如質完成的專案一樣,都是幾乎不可能的任務,一路從俄羅斯、奧地利追到英國。這一集的場面雖然不比過往,但伊森在最後展現了精彩的談判功力,不僅成功救了他的夥伴班吉,也順利抓到幕後主使者連恩。

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undefined世界12強棒球錦標賽(簡稱12強)在沒多久前結束,中華隊不幸無緣八強,而四強賽中,一路領先的日本卻在九局上被韓國戲劇性逆轉,不僅讓大谷翔平七局幾近完美的演出淪為泡沫,也讓日本的世界第一夢破碎,最後韓國擊敗美國贏得首屆賽事冠軍,再次證明短期的運動賽事沒有絕對,再強的隊伍也有可能落敗,而如何保持最佳狀態,就是一個最難的課題。

短期的棒球比賽有明確的目標,以12強為例,中華隊的目標是打進四強前進東京,限制條件是大聯盟球員幾乎無法徵招,而已知問題為國內職棒投手今年普遍表現不佳,具有壓制力的投手又因傷開刀,這些種種條件構成此賽事的專案章程,為了達成目標,PM應該將章程內容展開成WBS,並分頭進行。簡單來區分,WBS至少包含球員徵召、球隊訓練、情報蒐集、後勤準備等工作,每一項重要的工作又可以細分成更多子項,直到確認無法再展開為止(或PM預計追蹤的工作包大小)。球員徵召是檯面上一般人最熟悉的程序,通常分為旅外球員、中職球員,及業餘球員,依選手身分不同,徵招的方式與難易度也不同,尤其視選手為資產的大聯盟球團,對於旗下球員有完整的養成計畫,即便同意球員參賽,有時也會附帶條件,例如投球數與休息天數的限制。為了讓徵招順利,尤其每逢大型賽事都會遇到徵召一事,負責籌備的團隊應該要能事先備好與不同單位聯繫、溝通的管道與腳本,在預知大聯盟對12強賽事興致缺缺的情況下,應盡早針對旅外的小聯盟球員進行資訊的收集,掌握其狀況,以利挑中最佳的選手。

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327001_c6a57c4a5c01e63f_o籃球場上,跑位的頻率極高,不論持球或空手,場上五個人透過不斷的跑動換位,一方面欺騙防守者,另一方面讓真正的攻擊者取得空檔,在這不斷交換位置的過程,每一次不同的持球者,都要伺機尋找最佳的傳球路徑以及投籃角度。通常教練下達的戰術不會只有一套,當第一階段的跑位失敗,無法創造最佳攻擊點時,便要直接進入下一個戰術,不容許有任何耽擱。攻擊方如此,防守方亦同,隨著比分的變化,以及因應對方攻擊的策略,防守一方也會調整隊形,誰該守誰,誰在什麼位置負責協防,都必須交代清楚。

一場比賽中,教練能喊的暫停次數有限,因此能夠下達戰術(註1)的時間也有限。多數時間,選手要依臨場狀況,隨時在戰略之中,尋找空檔傳球。一般來說,對於能將傳球、跑位、防守等動作徹底執行,並為團隊創造最佳攻擊機會(不論最後得分與否)的選手,我們稱他有較好的解讀比賽的能力。

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