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Apro13.jpg前一陣子重溫了《阿波羅13號》這一部經典電影(註1),內容是描述NASA於1970年4月執行的登月計畫,發射後兩天因氧氣罐爆炸造成太空船嚴重毀損,三位太空人不得不使用登月艙作為救生艇逃脫,最後克服種種困難成功返回地球,被稱作登月計畫中「最成功的一次失敗」。閱讀過一些相關書籍資料後,發現電影算是相當鉅細靡遺根據紀實拍攝,在回味經典的同時,也讓我找到許多專案管理上可以效法的地方。

【風險應變準備】

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0124.jpg雞不可失是2019年的南韓喜劇動作電影,描述五個脫線的緝毒組警員,為了取得大毒梟的犯罪證據,於是收購毒梟集會地對面的炸雞店作為辦案據點,假借賣炸雞名義暗中觀察毒梟活動,結果炸雞意外爆紅,吸引大批人潮,但緝毒方面毫無進展,團隊面臨被解散危機。在辦案的過程中,組員曾質疑為什麼要這麼辛苦賣炸雞,卻放著警察的任務不做? 團隊間的信任也因此開始動搖,由此可見,釐清專案為何而戰的重要性。

在實務上,有時專案並沒有太複雜的目的,但對於開發型專案來說,常受外部環境影響而有變化,專案經理若能適時釐清目的,不但能幫助團隊聚焦戰力,對公司而言,也可以減少不必要的資源浪費。

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電影鐵達尼號劇照.jpg在我的管理經驗中,風險管理是專案管理中最容易被大家忽視的一課,因為它管理的是不一定會發生的事。當我們沒有預期要去處理它,使用再多的管理技巧或工具都無濟於事,最壞的情況,就像曾經號稱史上最大的郵輪 - 鐵達尼號擦撞冰山後所發生的不幸船難,匱乏的風險意識造成難以挽回的結果。1997年,鐵達尼號電影上演Jack和Rose淒美的愛情故事,讓大家重新認識了鐵達尼這艘曾經創造歷史的經典郵輪,當年青澀的男女主角如今各自在好萊塢闖出一片天,而身為小小影迷的我們,也在職場上站穩腳步持續努力著。再回頭欣賞經典的電影,也許少了激情,但還能從劇情中萃取不同的養分,就讓我們從風險管理的角度,來看如何從鐵達尼號的經驗來為自己的專案加分。

真實的鐵達尼號事件發生在1912年4月10日,電影除了男女主角外,多半參考了真實考究的資訊,因此我們得以對這場船難有初步的了解,我們看到船長拍胸補保證航行安全的那種傲氣 ; 也看到船難發生時,大家爭先恐後搶搭救生艇時的慌亂 ; 最後是數不清的乘客因為搭不上救生艇而在冰冷的海洋中漂流。從中約略可歸納為以下幾點教訓 :

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12 strong今天要以電影12 strong的故事說明專案管理的應用。12 strong敘述在九一一襲擊事件過後,美國為了暗中削弱國際恐怖組織塔利班的勢力,派遣綠扁帽特種部隊前往阿富汗加入杜斯塔姆將軍的民兵體系,執行先遣作戰計畫 - 扶植杜斯塔姆對抗塔利班。不過我們要介紹的不是美國與塔利班之間的糾葛,或是男主角 「雷神」克里斯.漢斯沃劇中如何神勇殺敵的熱血,而是像這樣的秘密行動,需要什麼樣的專案管理技巧來執行? 又需要克服什麼樣的難關呢?

專案為何而戰

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看電影學管理 - 模犯生,專案管理界的模範生?模犯生是2017年非常受歡迎的一部泰國電影,描述天才學生如何幫助其他同學作弊而獲取利益,看似簡單的故事背景,卻充滿了緊張刺激感,也許會勾起大家學生時代的一些記憶。從專案的角度來看,雖然成功幫助葛瑞絲等人通過國際會考STIC,但過程中也發生了一連串意外,甚至最後必須執行事先準備好的應變計畫,這對專案人來說,是一個值得討論與學習的故事 - 當然不是指作弊這件事。

1.時間管理

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非常時期非常方法我曾經接手一個大型網路專案,當時專案距原定上線日已經延遲半年多,由於該網站是老闆殷切期盼的產品,從理念生成到正式開始規劃也已超過兩年,若加上開發時間,等於是苦等了三年以上還沒看到結果,因此全公司都伸長脖子看著它何時能真正被落實成產品。由於這一層關係,讓專案本身增添了縮短上線時程的壓力,但專案內部卻還有不少問題等待處理,如果你是PM,應該如何應對?

先將場景從現實拉到電影【寒戰】的世界內,在第一集中,郭富城飾演的警務處長劉傑輝在苦思找不出兇手及內賊的情況下,用有違既定程序(匿名通報廉政公署介入調查,並讓自己成為被調查的嫌疑犯)的方式引對方上鉤,用的就是保安局長(劉德華飾)提醒他的「非常時期用非常方法」。在專案管理的思維中,我們被教導善用經驗、工具與資源,一切都是有憑有據,當專案延遲,最直接的想法必然是增加資源或工時,再不然就是變更範疇讓產品能盡早通過品質檢測。但我們也知道軟體專案最大的迷思就是人月神話(註1),尤其在產品開發後期,增加的人力絕對無法帶來及時的幫助。此時,專案背負老闆期望(時程不能變)、產品也已經多數進入收尾的段落,加上其規格複雜,牽一髮動全身(範疇不能少),甚至連人力都短缺的狀況下(資源不增加),還能做些什麼?
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看電影學管理-怒火地平線電影《怒火地平線》是描述2010年4月20日,在美國路易斯安納州墨西哥灣鑽探油井的鑽油平台「深水地平線Deepwater Horizon」,發生的爆炸意外事件,造成11人死亡、17人受傷與墨西哥灣海域嚴重汙染。電影著墨於漏油及爆炸的災難歷程,僅在前半段快速交代了事件始末,不過我們仍能從少數的資訊中,了解事發的關鍵原因。主因是油井補強的水泥工程未完成,出資的英國石油公司卻因為整體工程已延遲43天,不願繼續虧本運作,因此貿然在配套措施與測試都不完善的狀態下進行鑽探任務,才會導致油井逆流噴發,隨後又因應變失當造成難以挽救的災難。

品質保證 + 品質管制

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「冰山一角」這一詞對多數人來說已不陌生,我們常常被教育著,必須了解眼前的問題可能只是冰山的一角,浮上水面的冰層容易發現,但暗藏在底下的一面,由於無法辨識,對它的形狀、大小一無所知,於是我們便無法有效去預測冰山接下來的變化。

在專案執行的過程中,經常需要從監控的結果,去分析潛在風險,或者試圖尋找問題發生的原因。「根本原因分析」是一種簡單的工具,透過因果關係圖來幫助PM釐清問題,對症下藥(治本)。
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看電影學管理-美國隊長3美國隊長3是漫威電影的重要里程碑,因為它不僅呈現原著漫畫中最經典的一場戰役,同時也勾勒出新角色-黑豹,並讓先前因版權關係而無法納入復仇者版圖的蜘蛛人回歸,使得整部電影熱鬧非凡。本篇要探討的,是從專案管理的視角,看兩派英雄團隊在這個內戰事件中,運用了哪些管理技能,並分別帶來什麼影響

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t201510291633505869496.jpg天菜大廚電影一開始,就以男主角Adam Jones挖生蠔自我處罰為起點,敘述他試圖東山再起的故事。當年意氣風發的亞當是如何墮落,直到自我放逐,以挖百萬顆生蠔當作贖罪? 電影中並沒有多加闡述,只知道他沉迷酒色、毒品,並且陷害他的朋友Michel。三年後,他重新回到倫敦,並與昔日的夥伴Tony合作開了一家新餐廳,目標是取得米其林三星的殊榮。時間讓他戒掉了毒品,卻戒不掉他的古怪脾氣,他以半脅迫方式聘僱Helene擔任他的助手,卻又在開幕當天不滿意大家的表現而發飆,並趕走Helene,直到Tony出面私下慰留,並讓Helene也擔任主廚,負擔更多的責任,才讓餐廳開始有了轉機。

過程中,Adam總是以高標準要求團隊,他有自己的節奏、自己的出菜邏輯,對於菜餚的堅持卻一絲不苟,他的目標只有一個 : 米其林三星,原則也只有一個 : 要讓所有人渴求吃到他的料理,而不單單只是吃飽或覺得有趣。為了達成目標,Adam忽視周邊的朋友,而Helene幾乎沒有時間照顧女兒,長期處在緊繃的情緒中,讓餐廳廚房也總是瀰漫著肅殺的氛圍。由於忽略了與他人的互動,過往的競爭對手與朋友,一個一個變成Adam的敵人,就在米其林訪查員上門的同時,Michel在菜餚中故意加了紅辣椒,報了三年前Adam陷害他的仇,這一個反撲,讓Adam措手不及,彷彿像是掉入地獄一般,陷入歇斯底里的狀態。受到重挫的Adam這才明白,身旁的朋友其實都是他的貴人,默默幫助著他,甚至連宿敵Reece也向他表明推崇他的料理,希望他重回現實,讓其他人得以有追隨的目標。於是Adam了解人生不是只有料理,料理也不是獲得米其林加冕就能代表一切,因此開始改變他和團隊間的戶動。在第二次機會中,他要求團隊平常心應對,最後也獲得圓滿的結局。

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看電影學管理-聖母峰

雖然專案管理知識告訴我們,專案在有限時間、資源下,應該限縮範疇,不過實務上,不常遇見越談越少的範疇,Sponsor總是希望用最少的資源完成最多的工作與最好的品質。反之,如果專案目標時間常被視為不可更動的限制條件,甚至由完成時間與資源來反推能做出多少成果,久而久之,組織會養成一種凡事不多做的被動習慣,以免被壓榨。由此看來,對於Sponsor來說,似乎要求多或少都會有負面的效果,那麼,身為一位PM應該怎麼辦呢?

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看電影學管理-極地救援專案執行過程中,不同角色的決策難免會有差異,在極地救援這部電影中,正好就出現這種對立的情況。我自己過去的經驗中,多少也有過"不了解主管為何下此決定"的時候,有時選擇忍氣吞聲,有時則據理力爭。一個決策的好壞是很難評估的,端看我們將檢核的時間點拉長或縮短,不管做任何決定都有其風險,最重要的是選擇過後,要能承擔結果,並且適時做出應變。

極地救援改編自小說「火星救援」,故事是描述美國國家航空暨太空總署的戰神三號,在某次任務時遇上風暴,撤離過程中,太空人兼植物學家馬克·瓦特尼不幸被天線打中失去蹤影。且因生命儀故障而被誤判死亡,當時太空船已過於傾斜,隨時可能翻覆,指揮官只好決定放棄救援而離開火星。馬克清醒後,獨自一人靠著僅存的補給品與太空站,在火星生存了5百多天。過程中,他精算食物剩餘量,並利用火星的土壤在生態艙種植馬鈴薯,以登陸艇用剩的聯氨來製造水來灌溉,還使用自己和其他組員的排泄物作肥料,後來成功種出馬鈴薯幼苗,得以延長食物庫存。

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1441879696-3870814384_n.jpg在移動迷宮2-焦土試煉電影中,主角湯瑪士不只一次被問到「What is your plan?」,第一次是在試圖逃脫WICKED掌控逃往山區尋求「右支」庇護,團隊成員質疑,「我們抗拒現在的狀態卻要去尋找可能不存在的組織?」當湯瑪士說出自己的決定時,一度無法說服大家,但電影畢竟是電影,英雄氣概總是出現在這種危急存亡時刻,而英雄的直覺卻又無比精準,因此更加深了大家對他的信任,從此即便赴湯蹈火也在所不辭。

現實生活中,有時決策的過程確實也包含不少領導者的直覺,但這些決策直覺卻可能來自日積月累的經驗,當面臨決策,大腦快速搜尋過往經驗,並在最短的時間內選出最佳解。為何湯瑪士直覺要去找右支? 他們要冒多大的風險? 或許我們暫且忽略英雄主義作祟,而從湯瑪士腦內快速生長的決策樹試著分析。

首先,當時的情境是,團隊好不容易脫離迷宮,被一群素昧平生的人所救,但在亞里士的協助下,湯瑪士發現這群人的意圖,並且和WICKED有所關聯,於是決定連夜逃離,並前往山區投靠與WICKED為敵的「右支」。團隊可以選擇的有幾種,第一是留下來觀望,等找到更多線索後再策畫下一步,但風險是這裡戒備森嚴,對手無寸鐵的團隊成員來說,要找其他路線去探詢解答並不容易。最壞的情況是如同其他被送進實驗室的免疫者,成為半生半死的模樣。

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6936015212_14420fd279_b.jpg故事發生在某年某月的某一天,Avengers公司的老闆Nick Fury正為了新的專案該找誰當PM而傷透腦筋,專案的需求來自一家合作密切的老客戶Thanos,他們正急欲拓展新事業,需要開發一項創新的產品,委託Avengers代為處理其中一段機密的設計。因此Fury需要一位PM替他掌控專案的發展,對外必須和Thanos協調需求、取得最高的籌碼,還要確保競爭對手不會早一步進入市場,對內則要整合各部門傾全力配合,大家能否為他提供一些意見,好讓他能順利決策。

如果是你,團隊中有以下的人才,該選擇哪一位呢?

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不可能任務來到第5集,自從第4集鬼影行動成功扳回票房後,第5集失控國度延續前一集的團隊組合,繼續為了新的任務而努力。劇情描述不可能任務情報局(IMF)探員伊森·韓特一直以來調查的神秘組織『辛迪加』,其成員幾乎都是已被認定死亡或失蹤、來自於世界各地的政府秘密機構,他們建立的宗旨就是製造各種暗殺或慌亂以摧毀世界制度。

IMF處理的案子和現實生活中標榜如期如質完成的專案一樣,都是幾乎不可能的任務,一路從俄羅斯、奧地利追到英國。這一集的場面雖然不比過往,但伊森在最後展現了精彩的談判功力,不僅成功救了他的夥伴班吉,也順利抓到幕後主使者連恩。

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movie_cover 地球人壞壞是描述外星人柯奇前往地球執行任務,被邪惡的壞蛋總司令擄走,他的哥哥蓋瑞前往營救所發生的一些趣事。柯奇與蓋瑞一個主外一個主內,行事衝動的柯奇在任務中總是扮演衝鋒陷陣的角色,而蓋瑞負責在太空船內監控動靜,下達指揮命令。由於兩人的個性差異極大,作風保守但絕頂聰明的蓋瑞總是被嘲笑膽小怕事,很多事情只想不做,甚至連自己的兒子都以此為恥。

在現實中,PM所扮演的就是類似指揮官的角色,站在制高點掌握整體狀況,通常比較不會親自執行專案細節(當然實務上許多公司的PM是身兼數職的),難免也會被團隊成員視為只出一張嘴而不做事的人。反過來說,第一線人員若不聽指揮,經常以自我為中心做事,也會被管理者當作團隊中的老鼠屎。這兩者之間似乎總存在彼此對抗的心結。

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1537af4ad405418a806b95fa8a2fec6b01_detailContentXL話說星際大戰7就要在年底上映了,許多星戰迷應該會很雀躍,我雖然不是星迷,但1~6集也都沒缺席。星際大戰系列最早在1977~1983年間上映,那時候西方電影的武打還沒受到東方武術的影響,所以是走蠻力派,如果以現代的角度來看,會覺得貴為天行者為什麼會用有笨拙的打鬥技巧...
不過若拋開時代的背景,星際大戰確實是一部相當具有代表性的電影,程度應該就好比阿凡達。

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money10魔球的數據管理學中曾提及運用數據分析對於管理的好處,這次則是要用實例來說明數據中暗藏的陷阱。

大型的專案管理常會仰賴報表,這些報表不外乎用來讓管理者快速掌握進度、人力、經費等資源情況,但卻可衍生出各種不同的樣貌與規格。有個朋友曾待過一家軟體公司,專案通常為一年期,分期中與期末兩個階段審查驗收,專案成員每天要填寫工作日誌,每周要備份檔案到指定的儲存空間,專案經理除了這些例行公事之外,還要定時更新當週時程表與下周預估時程表,每周有例行進度會議,每月則要製作專案狀態報告,每季則有大型內部稽核。專案狀態報告包含了一份完整的excel追蹤清單,記錄了期初與各階段人員、資源、進度、學習狀態、費用等狀態。

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每個人的信仰有所不同,各自有自己神聖不可侵犯的領域,並遵守著相關的規範生活著。工作中,也有些人把某些專業上的手法、概念奉為至高無上的教條,然後虔誠地依循這一套邏輯處理工作中大大小小的事物,大部分的時候,這樣的原則讓人做起事來有條有理,甚至能說服他人接受自己的想法,但萬一走火入魔,凡事用同一套理論做事,就會陷入固執與偏見的漩渦中,影響正確的判斷,害了自己也害了團隊。

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模仿遊戲是描述二次大戰期間,劍橋天才數學家艾倫圖靈(班奈狄克·康柏拜區 飾)破解德國密碼機的故事,為了解開當時號稱世上最精密的情報系統「Enigma」的編碼原理,圖靈帶領團隊製造了一台現代電腦的原型。德國在密碼被破解後逐漸失去戰略的優勢,最終於二次大戰中戰敗,因此,圖靈團隊的貢獻,可說是解救了至少1400萬人的生命安全。

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