DSC_0910.JPG專案的管理手法很多,在開發管理上也有分為瀑布式、敏捷式等截然不同的方法,究竟哪一種方法比較好呢? 我認為沒有一個絕對的答案 - 即便敏捷開發近幾年在台灣掀起風潮。以敏捷開發來說,精隨在於精實,但必須靠團隊內良好的溝通才能達到最大效益。依我這幾年實際參與的經驗,發現團隊成員是否敞開心胸接納不同的做事風格,才是專案成功與否的重要關鍵。

前陣子我的PM好友Vicky向我抱怨,說他們的工程主管三番兩次在公開群組及信件上,批評其他部門同事辦事不力。我有點驚訝,因為Vicky才剛跳槽到一間軟體新創公司,去年還運作得不錯,卻這麼快遇到「人」的問題。基於我對Vicky的理解,他並不是一個愛抱怨的人,也有一定的專業能力,如果連他都提出問題,那應該就真的是個問題了。

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ZHFndksadas.jpgZombie House Flipping(殭屍屋大改造)是電視頻道fyi的一個熱門節目,內容是介紹四個各有專精的老屋翻修團隊,如何將老舊的房屋重新改造為高檔的新屋。團隊成員包括PM賈斯汀、設計師杜克、建築師基斯,以及房地產經理人艾絲莉,他們專門在佛羅里達州四處購買法拍屋或廉價的二手屋,然後在有限的時間、預算內進行翻修,最後轉賣賺取價差。在翻修過程中,他們經常要面對殭屍屋的各種疑難雜症,包括飽受白蟻侵蝕的木地板、惡臭髒亂的二手老屋、以及排水管線不通、天花板漏水、結構受損等棘手的大型工程,甚至替列為古蹟的房屋翻修,必須要遵守相關條款,使用相近的材質替換受損處。

團隊成員中,尤其是杜克與基斯,經常會因為不同的意見而爭執,一個是以設計師的角度要求追加預算來提升裝修的美感,另一位則是站在建築師務實的立場,凡事以安全性及cost down為考量,兩人甚至會為了不讓對方的計畫成功,默默背著團隊施作工程。兩人你來我往,通常得靠PM賈斯汀進行協調,才能取得折衷的作法。從他們的團隊中,我們可以看到幾個專案管理的實務應用,一一說明如下 : 

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12 strong今天要以電影12 strong的故事說明專案管理的應用。12 strong敘述在九一一襲擊事件過後,美國為了暗中削弱國際恐怖組織塔利班的勢力,派遣綠扁帽特種部隊前往阿富汗加入杜斯塔姆將軍的民兵體系,執行先遣作戰計畫 - 扶植杜斯塔姆對抗塔利班。不過我們要介紹的不是美國與塔利班之間的糾葛,或是男主角 「雷神」克里斯.漢斯沃劇中如何神勇殺敵的熱血,而是像這樣的秘密行動,需要什麼樣的專案管理技巧來執行? 又需要克服什麼樣的難關呢?

專案為何而戰

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看電影學管理 - 模犯生,專案管理界的模範生?模犯生是2017年非常受歡迎的一部泰國電影,描述天才學生如何幫助其他同學作弊而獲取利益,看似簡單的故事背景,卻充滿了緊張刺激感,也許會勾起大家學生時代的一些記憶。從專案的角度來看,雖然成功幫助葛瑞絲等人通過國際會考STIC,但過程中也發生了一連串意外,甚至最後必須執行事先準備好的應變計畫,這對專案人來說,是一個值得討論與學習的故事 - 當然不是指作弊這件事。

1.時間管理

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tinyhouse.jpg最近迷上fyi生活頻道,fyi包含時尚、美食、旅遊休閒、居家設計等各種優質內容,其中我最愛的是tiny house nation(註1)這個節目,由John與Zack共同主持,為各地期望居住在小屋的客戶打造客製化的家。除了欣賞小屋設計的無限創意,節目劇情的鋪陳也頗讓PM魂上身的我有了一些靈感,以下就以tiny house為例子,來討論專案管理的應用實務。

節目的兩位主持人,每一集會為一組客戶打造他們的夢想小屋,John負責與客戶討論風格,並協助客戶做事前的準備,譬如精簡個人物品、調整生活方式,畢竟多數人從正常的房子入住到一個10坪左右的小屋,是需要適應的。至於Zack則負責設計與建造小屋,每每可以在節目內看見他展現獨特的創意,讓客戶們深獲感動。在整個過程中,我們可以歸納幾個專案管理上的表現:

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相信大家都有被壓專案完成時間的經驗,然後為了那個幾近不可能的目標忙得焦頭爛額,甚至變更範疇、增加成本、加班,少數時候還要低聲下氣疏通跨單位協作。雖然專案管理的精神貴在如期如質,並且有許多技巧與執行概念可協助PM進行,例如

專案經理的基本苦工 - 繪製一份實用的甘特圖

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天氣預報專案管理是一門風險控管的學問,某種程度來說還具有一點預測的成分在其中,為何如此說呢?因為辨識風險、訂定風險應變計畫實際上就是在針對尚未發生的事情進行未雨綢繆的準備,準備越充分,當問題發生時越能從容應對。既然是預測,就有失準的可能性,必須時時監控它的變化,才能逐步增加對風險的理解程度,適時修正措施。談到預測,勢必需要足夠的數據佐證,接下來我們以同樣用科學角度在預測未來事件的天氣預報,來說明風險管理的精神。

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做對的事,把事做對正式接觸專案管理大約也有六、七年,不算長也不算短的日子,若要問我有什麼心得,我會說,專案管理是一種概念,也是一種技能,但它不是終點,甚至可能只是某些職務所需的基本條件而已。不同的企業對專案管理的看重程度不一,近期比較常聽到的說法是專案管理是在把事情做對,但最重要的是要能做對的事,才能真正帶來價值。初次聽聞會覺得不是滋味,尤其當你辛苦完成一個專案之時。仔細想想,這話說得對,也不太對。

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非常時期非常方法我曾經接手一個大型網路專案,當時專案距原定上線日已經延遲半年多,由於該網站是老闆殷切期盼的產品,從理念生成到正式開始規劃也已超過兩年,若加上開發時間,等於是苦等了三年以上還沒看到結果,因此全公司都伸長脖子看著它何時能真正被落實成產品。由於這一層關係,讓專案本身增添了縮短上線時程的壓力,但專案內部卻還有不少問題等待處理,如果你是PM,應該如何應對?

先將場景從現實拉到電影【寒戰】的世界內,在第一集中,郭富城飾演的警務處長劉傑輝在苦思找不出兇手及內賊的情況下,用有違既定程序(匿名通報廉政公署介入調查,並讓自己成為被調查的嫌疑犯)的方式引對方上鉤,用的就是保安局長(劉德華飾)提醒他的「非常時期用非常方法」。在專案管理的思維中,我們被教導善用經驗、工具與資源,一切都是有憑有據,當專案延遲,最直接的想法必然是增加資源或工時,再不然就是變更範疇讓產品能盡早通過品質檢測。但我們也知道軟體專案最大的迷思就是人月神話(註1),尤其在產品開發後期,增加的人力絕對無法帶來及時的幫助。此時,專案背負老闆期望(時程不能變)、產品也已經多數進入收尾的段落,加上其規格複雜,牽一髮動全身(範疇不能少),甚至連人力都短缺的狀況下(資源不增加),還能做些什麼?
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看電影學管理-怒火地平線電影《怒火地平線》是描述2010年4月20日,在美國路易斯安納州墨西哥灣鑽探油井的鑽油平台「深水地平線Deepwater Horizon」,發生的爆炸意外事件,造成11人死亡、17人受傷與墨西哥灣海域嚴重汙染。電影著墨於漏油及爆炸的災難歷程,僅在前半段快速交代了事件始末,不過我們仍能從少數的資訊中,了解事發的關鍵原因。主因是油井補強的水泥工程未完成,出資的英國石油公司卻因為整體工程已延遲43天,不願繼續虧本運作,因此貿然在配套措施與測試都不完善的狀態下進行鑽探任務,才會導致油井逆流噴發,隨後又因應變失當造成難以挽救的災難。

品質保證 + 品質管制

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棒球教我的事.jpg2017年第四屆棒球經典賽,台灣面對陣中有多位大聯盟與3A層級的荷蘭隊,從第五局起便以一分差距領先,讓球迷們燃起贏球的希望,可惜的是關鍵的八、九兩局先被追平,最後又因再見保送而輸掉比賽。沒想到隔一天,又在延長賽輸給南韓,讓人感嘆只差一點點。似曾相識的場景,在上一屆賽事中,也是和南韓鏖戰到第八局才被擊出兩分砲逆轉,甚至在近年多次的國際賽事中,中華隊都躲不過宿命的第八局,常常在最後一刻被對手迎頭痛擊,來不及回神便輸球。但,這些失敗真的只有一兩分的差距?

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從地板工程看專案管理的實現前陣子家裡更換客廳的架高木質地板,改為平鋪式,過程中遇到一些意料外的狀況,幸好木工師傅一一解決,最後趕在過年前完成,讓我們有一天半的時間清理及復原家具,迎接新年。從這次的裝修經驗,也看到專案管理的精神被實踐(其實生活中有許多類似的經驗,都值得我們從中學習),以下用簡單的重點條列來分析探討:

 
1.專案估算

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甘特圖或許是多數PM最常製作的一張圖表,但是有多少人會在專案執行的過程中,持續透過這份資料追蹤、更新時程? 又或者有多少人能從當中看出潛在風險、並適時調整專案步伐呢?PM進行專案時程估算時,常常會犯以下幾個錯誤

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03-1.jpg職業棒球是一項團隊分工精細的運動,特別是近年受到運動科學的觀念影響,越來越重視各項對戰數據,也更懂得保護選手,使得單一守備位置開始有不同類型、功能的選手輪番出賽,尤其是最能主宰球賽勝負的位置-投手。早期的棒球比賽中,投手完投是常見的事,後來漸漸有先發、中繼、救援的區分,現在則是連中繼投手也有長中繼、短中繼、set up、敗戰處理,甚至一人投手的任務分工,這樣的精細分工讓選手更能在責任範圍內毫不保留地全力以赴,無須將體力分配在不同的投球局數內,因此也造就不少成功的明星選手。

 

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qiye_shangwu_huiyi.jpg策略與團隊都搞定之後,我的棒球隊就能一帆風順了嗎? 太多的真實案例告訴我們,計畫是一回事,但永遠趕不上變化,專案管理知識也提醒我們,身為一位稱職的PM,必須做好專案的監控,隨時確保品質變異在掌控之中。

【隨時與策略對焦】

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d1559170.jpg擬定策略後,接下來是組建一個能認同目標、有不同專業的核心執行團隊。如果我有一支棒球隊,我會需要什麼樣的人才?要回答這問題,得先將策略依不同的層面初步展開,並確保每個環節與策略緊扣。

1.球隊 :

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John-Henry.jpg如果你富可敵國,擁有一支自己的職業棒球隊,你會如何經營它?今年9月,富邦金控以據傳2.8億的價格買下年中拋售的義大犀牛隊,隨後的記者會宣布將以3至5年的時間整建球隊,達成每年都可打進冠軍賽的長遠目標。殷鑑不遠,義大在2013年成軍第一年(接手興農牛),當時也曾豪氣干雲要振興台灣職棒,並且扎根基層,但最後卻落到被自家球迷嫌棄的地步,也暴露外行領導內行的缺點,因此這次的交易案,球迷開心之餘也不敢抱著太空泛的期望。但是,外行難道不能整合各界專家,好好經營一支棒球隊嗎?如果我有一支棒球隊,我會如何使用管理知識來達成目標?

 

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看板管理PMBOK(專案管理知識體系導讀)闡述的是專案管理知識與概念,說明了專案管理所依循的五大程序群組 (Process Groups) 和九大知識體系領域 ( Knowledge Areas)各定義,但真正上了戰場執行專案時,靠得是PM自己內化後展現的功力,以及如何用不同的工具加速這些理念的達成。今天要介紹的工具是看板(Kanban)管理,正確來說它是一種具體的管理方法,而非一個標準的軟體工具(如Microsoft Project)。

看板隨著Scrum(註1)逐漸普及而廣泛被討論與使用,它的概念並不複雜,不論用在傳統的瀑布式專案,抑或是個人的工作排程管理,都相當實用。看板,顧名思義,是將專案的相關事項書寫於公開的白板、布告欄等,在強調團隊溝通的Scrum隊形(註2)中顯得特別重要,因為它的目的就在於,潛移默化讓所有人都能持續地接收最新訊息。最簡單的看版由待處理、處理中、已處理三列組成,如第一張圖所示。團隊成員將手邊的工作事項,依據處理情況以便利貼貼於其上,然後再透過每日的站立會議快速同步資訊。

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23_130621160306_4.jpg專案經理和產品經理的英文簡稱都是PM,一個是Project Manager,一個是Product Manager,同樣是PM,由於角色定位的關係,工作思維也會不太一樣。專案經理的職責在於讓專案如期如質完成,對專案的成敗負起責任,產品經理則決定方向,帶領團隊在市場上站穩一席,也難怪有人會說,產品經理相當於小CEO,因為產品經理不僅在乎如期如質,更在乎產品是否能夠長期保有競爭力。
多數的企業並不會刻意劃分兩種PM的職責,產品開發可以是一個專案,小專案也可以創造不同的價值,企業對人才的期許是多元的,不會因為你是專案經理就只求如期如質,而對產品經來說,專案管理也是必備的知識之一。

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進入專案管理的相關工作領域也有好幾個年頭,發現每個公司對於專案管理的原則都有所不同,配合公司的政策運作,有時候PM不一定能有效依照理想的方式進行,所謂理想的方式,是指正規的專案子流程、文件管理規範等,所以通常都是見招拆招,然後東一個西一個在不同的案例上把自己學得的知識投入測試。有時難免會懷疑,這樣的方式對於不同的專案來說,會不會每一次都是新的個案? 有沒有一種共同的思考邏輯,能夠讓自己在遇見問題時,有更站得住腳的原則,而不是一再以「控制範疇」的方式與老闆們斡旋,因為sponsor總是第一個跳脫在專案管理「如期如質」框架裡的人。簡單來說,專案管理的指導原則「不鍍金」,在競爭激烈的現實職場中,通常是難以實現的。

正因為背負sponsor的「過度期望」,以及對團隊成員「不鍍金」的承諾,PM就像夾心餅乾一樣,承受上下不同的壓力。這些年的工作經驗,讓我慢慢體會,與其努力尋求平衡點,還不如為自己立下幾個執行的原則,並且善用sponsor自己的承諾,作為向上管理的手段。

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