動漫【鬼滅之刃】2020年在台日掀起一波熱潮,劇中的鬼殺隊是經過選拔編制的團隊,負責斬殺惡鬼保護人類,其中主要人物性格鮮明,各自擁有不同專長,角色及任務配置十分明確。從專案管理的角度來看,R&R(註1)雖然是個看似簡單的佈達任務,卻充滿不少眉角需要注意,有時也對專案後續的執行帶來不小影響。本篇文章以【鬼滅之刃】的角色設定當做啟發,來探討專案角色與職責分配的重要性。
為何需要定義R&R
在【鬼滅之刃】劇中,鬼殺隊成員之一的嘴平伊之助從小在野豬群中長大,因此對於如何和人相處,以及身為鬼殺隊的職責並不是十分清楚,導致和炭治郎、善逸初次相見時因故大打出手,這種團隊成員對專案產生負面效應,常見的可能性包括 :
1.未能區分組織和專案之間的角色差異 : 專案的組織分工通常是暫時性的, 和成員原本在組織內的角色定位不一定相同,當成員的思考模式仍停留在原角色思維,或者仍以原角色的KPI目標來看待專案,就可能會產生自我利益與專案目標衝突的情況。這時候他們可能會優先提出對自己有利的規劃(例如投入專案的時間比例),而間接影響專案的進展。
2.未能理解角色的權利和義務 : 在敏捷團隊中,團隊成員之間的溝通頻率頻繁,拋出需求、提供回饋,這種彼此互助的默契十分重要,如果團隊中有成員無法配合,造成的溝通缺口以及相應的影響就會非常顯著。但敏捷管理的優勢在於,即時發現問題,並快速迭代處理,上述的問題雖然嚴重,卻有機會在短時間被解決。若在傳統的瀑布式專案運作內,準備接球的一方未能清楚自己的角色任務,問題很可能被埋沒,直到發現進度落後才浮上檯面,屆時將會影響專案交付時程。
3.成員之間的角色認知衝突 : 每個人對於自己被賦予的任務都有自己的認知與解讀,即便是相同的角色設定,也會因養成背景不同,產生細微的思想差異,因此從小被野豬養大的伊之助初次察覺躲在箱子內的彌豆子時,便著了魔似的想執行鬼殺任務,還不惜打傷善逸。
炭治郎和伊之助之間的誤會雖然隨著幾次的合作而漸漸消弭,但他身為鬼殺隊卻帶著成為鬼的妹妹彌豆子在身邊,迫使他一度被召回參加柱合會議(可視為管理團隊會議)的審判,差點被拔除鬼殺隊身份。實務上,當團隊成員逾越了角色權限,PM或管理者就必須適時做出應對,雖然PM不一定具有和功能主管相同的人事核決權,但專案組織理當較公司組織具有變動彈性(在不考量人力吃緊的情況下),PM適當提出人員的調度需求是必要的舉動。
如何定義R&R
【鬼滅之刃】另一位主角善逸平常雖然膽小怕事,卻會在沉睡中將雷之呼吸劍法(某種以雷電為基礎的劍法)施展到極致,伊之助則具有動物的敏銳直覺和動作,在不同的鬼殺任務中發揮不同的價值。當主角們經過幾次的合作之後,也漸漸培養出默契,例如在蜘蛛山一役中,炭治郎和伊之助便一前一後施展了拿手招式對抗敵人,之後的幾場與十二鬼月的大戰,也經常是透過互相合作而獲勝。
良好的角色與任務分配可以讓團隊成員放心發揮自己的優勢,為專案謀取最大利益。在進行分工之前,PM要留意的是多重身分、角色轉換,或者被委以特殊任務的團隊成員,協助他們釐清自己的權責。除此之外,PM最好還能事先了解上述重點成員的工作能力與背景,才能順利將對的人擺放到對的位置上。
對多數的公司而言,專案各種角色任務通常已經有基本定義,PM需要釐清的是,我的專案所需要的角色,和公司模板比較有哪些差異? 有時候專案執行過程出現的摩擦,其實正是來自於彼此對於某些人、事定位的認知差異。我過去曾被指派參與一個執行Scrum運作的團隊(註2),我和另一位PO都認為工程主管A是這個團隊的Scrum Master,負責團隊之間的溝通協調,但主管A的反應卻不怎麼積極,還多次私下提醒我們盡量透過公開的會議對工程師溝通,暗示他不想當作為我們和工程師之間的橋樑,所作所為與他平常的為人大不相同。後來才知道原來我們彼此對角色的認知不同,他認為當時的團隊成員少,也非正式的Scrum隊形,且協作的工程師都很資深,因此不需要Scrum Master的角色,才會無意介入。在那之後,我更確定R&R這項看似單純的任務,其實是需要審慎去處理的。
更多實際的案例,也可以從運動賽場上看到,以棒球為例,選手通常會依據不同的能力被分配到不同的守位,反應快、動作敏捷的球員適合二壘、游擊這種需要大量橫向跑動及接傳球的位置 ; 速度快的球員則適合鎮守外野。投手也有區分先發、中繼、救援,甚至有針對特定打者而存在的功能性投手。不同的角色除了任務不同外,工作節奏也有所差異,中繼投手每場比賽後半段都必須隨時熱身,保持可以上場的狀態,先發投手因為上場頻率固定,可以配合穩定的休息和訓練程序。正因為如此,有些選手在經過任務的調整後,反而如魚得水,發揮比過往更強大的戰力。
佈達R&R的眉角
了解R&R的重要性,也安排好每個團隊成員的角色後,直接開一個kickoff會議昭告天下,專案就能正常運作了嗎? 很遺憾的,根據經驗顯示,通常大家在大型會議的焦點並不會放在組織圖、R&R這些通常很制式的內容上,因此除非這次的專案有了重大調整,否則不太容易吸引大家的目光,自然也就對於角色定位不會有深刻的認知。
炭治郎為了尋找解救彌豆子方法而加入鬼殺隊,對於鬼非但沒有仇恨,反而有更多的同情和慈悲 ; 伊之助參加鬼殺隊的試煉,單純是本身如野獸般熱愛決鬥 ; 善逸則是在半推半就之下加入,以至於初期執行任務時,三人經常表現出截然不同的反應。雖然後來也漸漸培養出良好的默契,但在現實生活中,不打不相識的情況可不是天天發生,難避免還是得盡量避免。
如同前段所述,PM可以將焦點擺在專案的key man上,針對這些成員在會議前事先進行當面溝通,確保他們理解專案的任務分工,kickoff會議便可依原本的形式佈達即可,不需太過著墨,讓大家更聚焦在專案的目標身上。當PM知道膽小的善逸其實擁有驚人的天賦,或許可以在初期的任務中安排小組行動,減輕他的壓力 ; 面對狂野的伊之助,則必須花時間向他說明鬼殺隊的使命和責任,並確保他理解應該遵守的規範。
R&R的定義雖然是一件看似不起眼的事,但若處理得當,可以省去日後衍生的不少問題,讓專案一開始就處於一個相對穩定的狀態。所以也是我認為PM在每個專案啟動前,都應該審慎看待的任務。
註1 : R&R
Role & Responsibility,角色與責任,發生在專案初始階段,目的在定義參與專案的成員有誰,以及對應的權責。
註2 : Scrum團隊
Scrum是一種敏捷專案管理架構,通常一個Scrum團隊約5-9個人,團隊負責人稱之為Scrum Master,負責協助工程師評估時程、溝通協調等工作,和PM的差異在於,Scrum Master專注於團隊運作,而非產品管理者或企劃。
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