電影與生活中的管理學

很多人會覺得管理就是嘴砲與paper work的結合，會讓人有這樣的觀感，是因為管理者或高階主管太在意書面形式的報告，導致執行者除了要應付原本的工作外，還要挪出時間來製作一大堆的表格與文件。通常這樣的情況在大型企業(尤其國營機構)較常出現，在他們的眼中，似乎越多的文件歸檔就表示專案的管理越好，但多數文件事後被重新檢視的機率是微乎其微。多少人真的在專案出現問題的時候，認真去查過當時花費好一段時間建立的檔案?

所為採購，白話一點來說，就叫做外包或委外工作。以政府或公家機關的採購案而言，投標廠商稱之為賣方，招標單位為買方，買賣雙方透過合約來約束彼此的合作關係。就賣方而言，一個得標的採購案即可當成一個獨立的專案，而合約就等同於專案的工作條款，預計要完成給買方的成果，則是這個專案的交付標的。當此廠商再將專案的其中一部分委外執行，則此時廠商的角色成為買方，下游承包商則為這個子專案的賣方。

誰為買方誰為賣方並不重要，重要的是在專案執行過程中，必須針對產品品質進行有效之檢驗，確保品質符合客戶滿意度，嚴謹的程序包括了QA與QC等階段，而這往往卻是工程師的夢靨(不過相較於範疇的變更，這勉強還可稱為合理的要求)。

一個人手上絕對不會只有一個專案在進行，因此如何在對的時間做對的事情就顯得十分重要，個人如此，一整個專案的運籌帷幄更是如此。專案規劃期間，常需要針對時間與資源進行反覆的安排調整，但不比大型專案有人力調度或資金的限制，小專案若太著重事先的時程規劃及資源分配，很容易會變成多此一舉的嘴砲，或成為純粹滿足sponsor的paper work。

不過，相較於規劃期間，在執行與監控階段，就必須善用資源撫平或時程壓縮等方法。資源輔平的目的在於將資源放在適當的地方，說起來容易做起來卻有難度，何謂適當的地方? 以人為單位，是依據成員的能力委任工作，以事為單位，則要將資源集中，優先處理可能造成專案延遲或失敗的項目。

為了有效練習最近學到的知識，並且藉題抒發一些工作壓力，打算定期來個專案管理知識分享。首先分享的是管理利害關係人的期望....

何謂利害關係人? 顧名思義就是和專案有利害關係的人，其中又包含對專案成敗影響極大的sponsor，很多專案無法順利執行，常是因為sponsor沒有明確佈達專案經理與其權責，導致專案經理有責無權，日後在各部門穿梭調度資源的時候，處處碰壁。而sponsor眼中，資源的取得並不困難(老闆開口誰不聽話!?)，因此他們無法理解專案經理所處的困境，自然會認定是下屬的無能。