2017年第四屆棒球經典賽，台灣面對陣中有多位大聯盟與3A層級的荷蘭隊，從第五局起便以一分差距領先，讓球迷們燃起贏球的希望，可惜的是關鍵的八、九兩局先被追平，最後又因再見保送而輸掉比賽。沒想到隔一天，又在延長賽輸給南韓，讓人感嘆只差一點點。似曾相識的場景，在上一屆賽事中，也是和南韓鏖戰到第八局才被擊出兩分砲逆轉，甚至在近年多次的國際賽事中，中華隊都躲不過宿命的第八局，常常在最後一刻被對手迎頭痛擊，來不及回神便輸球。但，這些失敗真的只有一兩分的差距？
差一點差很大
最近承接一個棘手的專案，由於開發團隊對於新技術掌握度不佳，導致專案一開始就用了錯誤的方式疊床架屋，因此到了專案後期，問題便一一浮現。由於專案已經延宕半年多，前後更改了三次時程，為了讓專案滿足最近一次變更的完工日，我們進行人員調度、任務重新分工、平行開發、切分範疇等各種方法，讓專案處於一個些微落後，但仍不至於失控的狀態，就像是棒球場上，靠著意志力與凝聚力緊咬著對手，因此，一直到球賽的尾聲，都還保有獲勝的可能。眼看專案進入驗收階段，QC人員也進場做各種不同的測試，卻在此刻接連爆出嚴重的品質議題，讓專案不得不喊卡，退回前一步去重新盤點與檢驗。此時我們發現，這個表面上差一點點如期達成的專案，其實背後差了很多。所謂很多，是指一些看不見的細節，以軟體開發為例，架構設計、程式碼管理都是從外部無法輕易辨識好壞的，一般來說，專案管理會從範疇與品質的角度檢視專案的成效，但品質通常也是依據功能、效率做檢測，少有針對技術結構處理，這些必須靠專業的技術團隊與好的技術管理者，才能在過程中適時導正。棒球比賽也是如此，內行的球迷往往能在不同的比賽中看見中華隊與日韓球隊間的細膩度差異，例如守備轉傳能力（團隊協作）、戰術執行率（技術力）、選球（臨場判斷）等，以及缺少強而有力的後援投手（關鍵成員），因此，這些細緻的差異就很容易在比賽後半、戰況越緊繃的情況下暴露，但其實，這些差異的背後需要付出極大的努力才有機會迎頭趕上。
專案管理的精神在於透過各種管理技巧，確保專案如期如質達成，但它無法解決的，是那些藏在背後的根本原因，它可能是企業文化、歷史包袱、技術障礙等各種原因堆疊，專案經理遇到這一類棘手的案子也不要氣餒，以我這次的專案為例，還是有一些值得未來參考的寶貴經驗：
1.資訊透明，有效向上管理
專案管理有80%在溝通，其中又以管理利害關係人的需求最為重要。當專案背負著老闆的期望與關注，會帶給專案經理相當大的壓力，此時，掩蓋壞消息通常是人之常情，但這卻可能是專案崩壞的開始。
因此，這個專案雖然進行不順利，但過程中我們嘗試利用簡單的數據資料讓主管能隨時了解進度，並且在風險發生時，同時回報問題與建議的解決方案，這一點對主管來說是非常重要的，因為有足夠的資訊才能做出適當的對策，如果專案經理只是單純把問題往上拋，那就成為專案的傳聲機，無法向上爭取更多的資源。這個案子也因為這些溝通過程，使得主管們理解問題的根因，不但沒有究責，還給予團隊更多的時間好好提升產品品質！
2.即時監控，做好風險管理
資訊要透明，並且有利決策，就必須靠平常定時監控，才能了解專案的變異。風險管理是一個持續的過程，隨著時間與專案進度的變化，可能產生新的風險，也可能加深原有風險發生的機率，定期檢視數據，可以協助專案經理判斷風險徵兆是否出現。未發生的風險需要事前擬定可能的應變計畫，一旦發生，才能在最短時間內反應。
回到球場上，風險監控就猶如教練需掌控球場上的任何發展，包括比數、出局數、投手用球數、敵我雙方球員的習性、選手臨場狀況與抗壓能力等，才有機會下達最適當的戰術。然而，戰術是否能夠有效被執行，就必須透過日常的練習與努力，這也是專案管理強調的lessons learned! 每一次的成功與失敗，過程中的知識記錄都能累積形成專業，並且不斷逐步完善。
留言列表
