製作時程表對於專案管理而言,可以說是一項基本但又容易犯錯的工作。何以說容易犯錯? 因為和風險管理一樣,隨著時間推移,工作時程、任務之間的關聯也會有所變化,如果沒有經常檢視、校正,就無法有效掌控潛在的問題。

今天就以前陣子才剛結束的奧運會為主題,將「舉辦羽球競賽」作為專案任務來簡單說明。製作時程表的方式很多,例如專業的Microsoft Project、免費的GanttProject軟體,或者使用Excel自己建立,只要能充分表達專案任務的時程規劃即可。我個人使用的簡易時程表如下圖,最左方欄位為負責人,橫向以時間軸表示,可以依據專案的規模、預計掌控的程度來決定每一格時間單位(天、周、月),不同的色塊則是表示不同的工作任務,並且在最右側欄位顯示目前進度(也可以在任務色塊下方用其他顏色依完成比例標示進度)

時程表1.JPG

 

在製作時程表的過程中,有幾個大原則如下 :

1.任務分類
嚴謹一點的作法,在製作時程表前,可先進行WBS的拆解(Work Breakdown Structure,工作分解結構),目的是將專案工作分解成以交付標的為導向的數個任務,WBS通常是以樹狀階層形式展開,在此階段還不會考量執行、完成時間,但會盡量將任務拆解到可管理的大小(一般來說會盡量落在約80個小時可完成的工作量)。

實務上經常會將拆解WBS與製作時程表同時執行,這確實可以節省一些作業時間,不過即便直接在時程表上展開任務排列,還是建議順序上先將分類、子任務關聯設定好,再來進行時間的調整。任務分類的好處,可以讓不同階層的管理者看到適當的資訊內容,當分類收合時,只會顯示重要的大類,以上圖為例,羽球競賽共有六個主要任務,包含場地規劃、裁判招募、器材準備、海報及周邊、選手名冊製作,最後是賽前演練,sponsor可從圖中直接了解目前專案大致的進展,PM也可以交辦給分類任務的負責人去執行細節的追蹤,一層一層往下管理。


2.確認要徑
要徑是貫穿整個專案的最長路徑,我們以範例專案中的「海報及周邊」這項分類的展開任務來說明,假設共有Slogan發想、設計提案、主題風格定調、設計修正、廠商聯繫與比價、海報及宣傳稿印製等任務,我們將各自所需的時間填上,並且將相依關係繪製如下圖,由於「Slogan發想」及「設計提案」,「設計修正」及「廠商聯繫與比價」都分別可以同時執行,因此圖中將他們放在同一個垂直線上。依據圖上的代號,完成ACDF、BCDF、ACEF及BCEF的路徑分別為18、21、20、23天,也就是說,「設計提案」、「主題風格定調」、「廠商聯繫與比價」、「海報及宣傳稿印製」這幾項任務就是「海報及周邊」這項分類的要徑,這些任務一旦延遲就會對「海報及周邊」整體的進度產生影響,反之,「Slogan發想」、「設計修正」都各有2天的緩衝時間可運用。我們可依此方式展開全案的要徑分析。
 

要徑.JPG

上述的是要徑最基礎的辨識方式,它背後的涵義是協助管理者找出關鍵任務,確保這些任務步要延遲,至於在時程表中如何呈現? 最簡單的方式可以用底色、文字顏色來標註即可。


3.定時更新任務進度
隨著專案推進,任務會產生變化,如果時程表中有預留呈現進度的欄位或方式,就能透過圖表來追蹤、分析專案的現況,以下圖為例,「海報及周邊」整體進度約一半,展開則可看到子任務的進度。

在繪製時程表時,我們同時也指派了任務,因此每項任務都有負責的成員,某些企業或大型專案會要求員工填報工時,這些紀錄就可以同步回填到時程表上,不過實務上若無法如此自動化,PM也必須有能力掌握任務的進展。完成度的定義如果越模糊(例如僅來自成員回報已完成未完成、進行中等簡單的資訊),越要嚴謹看待它與預期的差異,假設預計工期10天,第6天及第8天負責人都回報「只差一點、快完成」,PM就應該花時間了解情況,減少認知上的差異或溝通上造成的誤會。同時,也應該針對位於要徑上的關鍵任務,多耗費心力追蹤、確認進度。

時程表2.JPG

除了圖形的表示方法外,也可以使用簡易的表格來管理,雖然視覺感較差,但可以減少製作圖表的時間,如果只是用來追蹤工作進度,而不是對相關利害關係人說明,那麼簡易的Excel表格其實也已堪用,包含任務起訖、分工、關聯(如下表以代碼、關聯欄位來做為辨識),甚至完成度,都可以在表格中填上,也可以利用不同的顏色來標註差異(例如正在進行中的任務、里程碑、要徑...等)。
 

時程表3.JPG

如同前述,專案任務會隨時間變化,有些任務的起訖時間可能會經過調整,也有些任務被取消,而通常會有更多的新任務出現,在圖表上要同時呈現這些變化並不容易,因此也可以考慮將表格與圖形合併呈現,例如在前述羽球競賽的時程表後方,將那些變動的資訊補上,包含預定起訖時間、實際起訖時間、任務狀態(新增、取消)...等,作為輔助參考。

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