看電影學管理 - 模犯生,專案管理界的模範生?模犯生是2017年非常受歡迎的一部泰國電影,描述天才學生如何幫助其他同學作弊而獲取利益,看似簡單的故事背景,卻充滿了緊張刺激感,也許會勾起大家學生時代的一些記憶。從專案的角度來看,雖然成功幫助葛瑞絲等人通過國際會考STIC,但過程中也發生了一連串意外,甚至最後必須執行事先準備好的應變計畫,這對專案人來說,是一個值得討論與學習的故事 - 當然不是指作弊這件事。

1.時間管理

根據劇情設定,STIC是一個國際型升學考試,參加的學生通常是為了可以取得申請國際學校而來,考場有非常嚴格的把關,並且全球各地都在同一個時間進行。為了幫助好朋友葛瑞絲及他的富家男友通過考試,於是偕同另一位資優生飛往與泰國時差數小時的澳洲進行考試,並計劃在考試的休息空檔將答案回傳,讓在泰國的葛瑞絲等人夾帶答案進入考場作答。

對於跨國專案,利用時差來爭取時效確實是一個可行的方式,但也衍生溝通難度增加的風險,尤其在分秒必爭的情況下,每一則訊息都事關重大,不容許有任何拖延。為了在寫作題完成前就把答案回傳,不得不裝病離開考場,從專案角度來說,這是要徑上必要完成的工作包,由於寫作題沒有標準答案,因此僅需要回傳題目,所以完成寫作考試的這件事,就變成被捨棄的工作。

在PM的管理藍圖內,必須謹記要徑工作是哪些,並隨時了解最新進度,確保專案沒有偏離正軌,要徑上的每個工作環環相扣。當葛瑞絲透過手機收到答案後,還要進行條碼列印(將答案印製成條碼,貼在鉛筆上)、發送鉛筆、專車接送考場的工作,任何一個時程耽擱,都會對專案的成敗造成影響,因此在正式啟動前,他們也進行任務分配和幾次的演練,為了就是算準每一項工作可能花費的時間。以回傳答案這一個工作包來說,因為每一節的休息時間有限,必須反覆練習離開座位、前往洗手間、取出預藏的手機、傳送答案等幾個子任務,確保這個執行方案是可行的。

實務上,專案沒有事前練習的時間,但可以透過以往的經驗作為估算的基礎,當可參考的資訊不足時,會讓要徑工作失敗的風險增加,此時除了時間管理(註1)技巧外,就得仰賴PM的風險管理能力。

註1 : 時間管理相關文章請參考【看電影學管理-星際效應】專案的三重限制專案經理的基本苦工 - 繪製一份實用的甘特圖

2.風險辨識與風險應變

百密總有一疏,身為這次STIC大會考弊案的PM,事先收集了大量關於考試的資訊,包含場地、時間、考試方式,為了賺取更高的利益,還將作弊對象從葛瑞絲與派,擴大成數十個同學,並舉辦說明會、收取費用。由於人數眾多,也讓專案的難度提升,過程中至少發生了幾次可能影響專案目標的事件,包括獅子大開口要求更高的分紅,否則不給答案 ; 的爸爸懷疑她前往澳洲的說詞是謊言,闖入用來印製作弊條碼的印刷廠 ; 苦等不到答案引發群體不滿,抗議要退費 ; 這些驚險的過程雖然都化險為夷,但靠著並非事前的縝密規劃,而是運氣以及臨場反應,這對專案來說,是一個非常不健康的方式。

風險辨識的目的在於事前對可能發生的風險進行防範,例如以假藉參加學校活動的名義騙取父親的簽名,就應該思考到隨時被拆穿的可能性,並妥善處理相關文件規避風險。許多人(不只PM)會低估了風險辨識的重要性,因為他們太仰賴自己的經驗及應變能力,但當專案範疇與團隊成員達某種規模,就不是單靠一兩個人之力就能扭轉局勢,這時就會讓風險昇華為嚴重的問題。風險辨識並不是一門高深的學問,多數團隊成員也能辨識自己的工作可能有哪些風險,不過能夠整合已辨識風險並確實紀錄的人卻很少,多半是認為文件表單繁瑣、浪費時間。風險管理的概念如同買保險,就看PM願意為這些未發生的潛在問題投入多少的前置作業成本,或者每月定期定額的支出。PM可以利用風險管理表來監控風險,將期初根據WBS發現的潛在風險紀錄於表單內,並且事先規劃應變策略(註2),透過定期追蹤紀錄來掌握風險的變化,降低問題發生時所帶來的衝擊。

風險監控範例.PNG

註2 : 風險管理相關文章請參考 【看電影學管理-聖母峰】專案中不可忽視的星星之火從颱風假與否探討風險管理

3.採購(外包)管理

為了增加成功的機會,找來同樣是資優生的協助,這是屬於專案管理中的採購管理。對於外部援助,通常會有嚴謹的外包合約來管理,明定雙方的權責,包括須支付的金額及方式。外包商與專案團隊雖然為金錢往來之合作關係,但仍必須堅守誠信原則,畢竟合作可能是長久的,短期內脅迫他方協助,很可能最後自己會付出額外的代價。的關係就有點處於這樣的緊張狀態,主因是為一絲不苟的正直學生,絕不可能答應與合作,因此自作主張策劃一個假車禍真擄人事件,讓假黑道將班打成重傷住院,讓原本家境就十分不好的更加窘困,也使對於自己的價值觀產生懷疑,認為努力並無法獲得回報,從而答應協助作弊來賺取獲利。在出發前往雪梨的當天,班無意見發現事情真相,因此與派產生衝突,雖然最後仍決定按計畫進行,卻已埋下不定時炸彈,成為專案的重大風險之一。

專案管理的各個環節是一個持續、交錯的過程,專案初期會進行風險辨識與應變策略的訂定,並隨著專案執行監控改善,當專案的任務出現一些變化,例如增加新的工作或外包項目,就必須重新進行風險辨識,進行風險管理。以模犯生的案子為例,等人先是違反了基本的誠信原則,又忽略了它背後潛藏的風險,才會讓有機會獅子大開口,脅迫增加分紅利潤。

葛瑞絲最後雖然成功取得答案並通過考試,但過程中也被監考單位發現作弊的行為,因此被學校退學,同時未來也不得再參與STIC的考試。在風險管理中最成功的一個地方,恰好就是事先設想到被抓的可能性,並且針對每個人設定不同的答案,若出事的是,大家會裝作互不熟悉 - 畢竟原本在學校就是個獨行俠 - 這也讓整個事情的演變更加戲劇化。整體而言,這並不算是一個成功的專案,卻點出了許多可以學習的地方,但也別忘了,專案如期如質固然重要,誠信正直仍是專案經理必備的基本特質之一,千萬別為了私利而做出不正當的舉動。

 

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