雖然溝通占了專案管理百分之八十的時間,但這並不代表專案經理的工作就是出一張嘴,因為溝通的方式有很多種,除了當面對談之外,舉凡信件、會議、簡報、文件等,用來將某些事情傳達給另一方的方式,都在溝通管理的範疇內。那麼,專案經理顯然是紙上談兵的高手囉? 事實不然,為了產出足以說服所有利害關係人的資料,專案經理必須將原本雜亂的訊息彙整成有條理的報告,一份60分的簡報或許花不了太多時間,但要完成一份80分的簡報,除了讓數字說話之外,背後要付出的吸收時間就非常多。

我的第二份工作是擔任App的專案經理,當時公司導入CMMI管理框架,因此有數量非常多的文件必須在專案生命週期中產出,和第一份工作放任式管理有著天壤之別,因此也了解到同樣身為PM,在不同的組織管理政策下,會衍生出截然不同的工作型態。

由於App是第一線被客戶所使用的產品,因此每天早上的第一件事情,便是檢查昨天下班後到今天上班之間是否有客訴反應,接著再確認今天待完成的文件有哪些(不知為何,公司總有些緊急的管理表單會在明定的下班時間寄出,並指定期限內完成)。處理完基本工作後,開始針對昨天未完成的工作進行追蹤,不論追蹤的形式為何,即便走動管理,最後還是得產出數字統計,目的是為了回報給不同層級的利害關係人。專案經理的重要工作是確保專案如期如質完成,所以任何可能導致專案失敗的風險,都必須放大來檢視,甚至提前做出反應,各項議題被送往專案管理辦公室(PMO)進行裁決,然後再交由PM繼續做後續的追蹤。

舊的工作持續監控,新的工作則必須與團隊進行溝通討論,依據公司的管理屬性,有時專案經理的角色橫跨系統分析、系統設計、品管等工作,甚至有少數PM還得兼寫程式,但多數劃分出專案經理這職務的公司,還是會保有一定的角色區隔,不至於太過混淆。儘管如此,PM還是必須具備多職務的特質,畢竟要和各領域的專家協同合作,如果只靠一張嘴闖天下,久而久之還是會有吃虧的時候。為了確保橫向溝通順暢,PM回家後必須做的功課還真不少。除此之外,每天在PM腦袋裡迴盪的,是整個專案的全貌與流程,透過反覆不斷的檢視,才能訓練出像鷹眼一樣銳利的視覺,早一步查覺專案的異狀。所以,在不少工作、會議之間的短暫時間,PM看似處於一個神遊的狀態,其實是正在進行專案體檢,一刻都不得閒。

在處理完團隊內部的時程、溝通問題後,PM還必須隨時回覆不同層級利害關係人需求,通常這些過程是最難以掌控,也最容易影響團隊運作,主因是高層主管通常不會涉入管理細節,卻會在意外的時間提出意外的產品需求,雖然曾經歷過新創公司的無厘頭管理方式,對於這類突如其來的要求已見怪不怪,但難的是和團隊之間的溝通,除了佈達高層指令外,如何讓大家都能確實理解決策的變動?

 

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