天氣預報專案管理是一門風險控管的學問,某種程度來說還具有一點預測的成分在其中,為何如此說呢?因為辨識風險、訂定風險應變計畫實際上就是在針對尚未發生的事情進行未雨綢繆的準備,準備越充分,當問題發生時越能從容應對。既然是預測,就有失準的可能性,必須時時監控它的變化,才能逐步增加對風險的理解程度,適時修正措施。談到預測,勢必需要足夠的數據佐證,接下來我們以同樣用科學角度在預測未來事件的天氣預報,來說明風險管理的精神。

以一個天氣預報的案例來說,大概具備以下幾個流程:
1.初始資料 

在進行正式的預報之前,需先匯集最近的觀測數據,資料時間可能是當下,也可能是某一小段時間前,不論何者,重點是要能反映環境場的初始狀態。每一種資料代表的意義不盡相同,例如海水溫度有利於辨識颱風的生成條件,地形地貌則影響氣流走向與對流的強度。 初始資料收集越完整,對後續的分析工作而言就越輕鬆。

同理,在專案管理的世界,所謂初始資料,可能是人員技能分佈圖、材料設備價格,甚至是市場競業分析等內外部各種能有助於理解現況的資訊。PM在接收到專案任務之後,就要盡可能在最短時間內收集到所需的資訊,為了避免浪費太多時間,尤其要挑選對於專案有一定影響力的項目多做了解,比如軟體開發專案可能就要掌握前述的技能分佈,藉以評估團隊成員在技術方面的能耐,是否足以應付突發的狀況。

2.綜觀分析
收集資訊的目的,在於藉由這些數據來分析現況,在氣象學中,稱為綜觀分析。所謂綜觀,就是要站在一個完整的視野上,俯視全局。如果我要預報台灣的天氣,必須考量影響台灣天氣變化的氣流可能來自於中國或西南海域上,因此觀看的角度就得包含東亞地區,並且視預報的需求進行範圍的調整。
選擇適當的觀看角度後,分析資料的過程還有一項重要的「尺度」概念,氣象學的尺度代表不同時間、空間的天氣系統,大尺度如數年為單位的聖嬰現象、北極震盪(註1),涵蓋的範圍可能幾近全球,小尺度如午後熱對流,就是大家熟知的西北雨,中尺度則如颱風、梅雨,影響數天至數周。當我們探討極端氣候時,會忽略小尺度系統帶來的細微變化,同樣的,一場突如其來的午後雷陣雨,也不一定和西南氣流帶來的水汽有直接相關,還必須考量地形地貌,甚至當地的熱對流情況。換個說法,這個階段其實是在藉由綜觀視野、尺度分析,來找出關鍵的影響因子。
這種尺度的概念若用在管理上,則有抓大放小的味道,更精確來說,要依據我期望管理的深淺度來控制我分析資料的取捨。舉例來說,一個創新網站的重點在於快速測試市場的反應,並找到對產品具有決定性影響的客戶價值,至於一些極細微的UI設計,雖然會對客戶的操作體驗有加減分效果,在這個階段卻是可以略為降低一些要求,把資源挹注在更攸關成敗的事情上。如果是在規劃的階段,就得從過去經驗中找出根本原因,才能對症下藥,避免新的專案重蹈覆轍。

3.預報決策
有足夠的資訊,並且找到關鍵因子,接著便能針對特定的項目進行預報。預報的基礎來自過去的變化,透過不斷微分將變因切割到極細,再接續未來的時間將這些變化逐步積分,堆積成一個未來的樣貌。但氣象的是非線性的,有太多變數互相交雜(即便已經經過尺度分析,每個尺度下仍有太多的變數),因此預報仍有一定的不準確性,正因為如此,才需要配合日常的監控作業,隨時掌握變化。
專案執行的過程中,同樣會遇到許多不可測的因素(例如人的情緒),所以規劃階段雖然已初步辨識了風險,並訂定可能的對策,但仍需要定時監控,反覆從各種徵兆判讀風險的狀態,並且修正應變計畫(註2),才能讓專案穩定維持在正軌。

因此,我們說風險管理是一門預報的學問,既然是預報,就要有所依據。有了氣象預報的基礎原則作為基底,我們能更嚴謹看待風險,進而管理風險。但最重要的,還是要持續不斷練習這些科學方法,才能有效提升管理的精準度,避免事倍功半。


註1: 聖嬰現象源自太平洋東西兩側海溫每隔數年的異常反轉,造成東西岸氣候變化。北極震盪為北極圈冷空氣溢流到中高緯度地區的情況,同樣是數年為週期。
 
註2 : 對於負面風險,可操作的方向包括規避、移轉、減輕、承擔。越清楚辨識風險,越能制定適當的對策。
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