目前分類:專案管理實務 (84)

瀏覽方式: 標題列表 簡短摘要

隨著PM解決的案子越多,交辦到手上的專案也就越來越棘手,因為主管們發現你是專案管理的箇中高手,於是那些陳年無法結束的、犧牲無數同仁的,或者負責人突然消失不見的專案,第一時間就會想到找你來處理。在我的經驗中,多數延宕多年的專案都有一個共通點,那就是範疇過大或難以界定,造成後續經常性變更、專案成員缺乏共識等衍生問題,當問題一個接一個串起來的時候,想要找出根因對症下藥就變得更加困難,因為每一個環節每一項任務看起來都像是壞掉的零件一樣,卡住整個專案的運作。


文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

專案執行過程最為人詬病的問題,就是用戶或sponsor持續追加需求,導致範疇不斷變更、膨脹。變更的原因有很多,最常見的情況是專案初期PM就無法明確定義範疇,也沒有讓團隊成員、用戶及sponsor都充分理解專案執行的邊界在哪裡,當邊界模糊,對於新增的需求自然也缺乏約束力,無法排除在專案之外。

在《專案管理知識體系指南》(PMBOK® Guide, A Guide to the Project Management Body of Knowledge)中,雖然有定義專案初始階段的任務,包含確認專案範疇、展開WBS...等,但如何有效界定範疇、用何種圖表來呈現,就需要靠PM自己想辦法。為了讓團隊成員及相關利害關係人都能理解專案範疇,我自己習慣使用UML中的Use Case Diagram加上流程圖的形式來輔助說明。UML是一種軟體開發的統一塑模語言(Unified Modeling Language),用來為即將開發的系統進行塑模分析,簡單來說,就是在開發前建立一個模型概念,以統一的圖文規則來表述系統架構、功能等。而Use Case Diagram是其中一種圖形工具,從高層次的角度辨識系統所應提供的功能,在圖形的繪製上,通常會有Actor(通常為某個角色,例如系統的使用者)、Use Case(使用案例,或可想像為操作行為、或者執行的功能),以及兩者之間的關聯,其中Actor和Use Case之間常為一對多關係。

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

製作時程表對於專案管理而言,可以說是一項基本但又容易犯錯的工作。何以說容易犯錯? 因為和風險管理一樣,隨著時間推移,工作時程、任務之間的關聯也會有所變化,如果沒有經常檢視、校正,就無法有效掌控潛在的問題。

今天就以前陣子才剛結束的奧運會為主題,將「舉辦羽球競賽」作為專案任務來簡單說明。製作時程表的方式很多,例如專業的Microsoft Project、免費的GanttProject軟體,或者使用Excel自己建立,只要能充分表達專案任務的時程規劃即可。我個人使用的簡易時程表如下圖,最左方欄位為負責人,橫向以時間軸表示,可以依據專案的規模、預計掌控的程度來決定每一格時間單位(天、周、月),不同的色塊則是表示不同的工作任務,並且在最右側欄位顯示目前進度(也可以在任務色塊下方用其他顏色依完成比例標示進度)

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

pexels-photo-6801648.jpeg

2021年5月,台灣新冠肺炎確診數激增並進入3級警戒,同時也爆發疫苗不足的問題,至同年6月底,全球防疫排名(註1)更從最優的第5名一路滑落到44名,被笑稱是防疫吹牛,讓台灣在國際間顏面盡失,國人也一度陷入恐慌,在擔心疫情加劇封城的心理壓力下引發搶購潮。疫情爆發的原因有很多,我們無需過度批判,但從「吹牛」這個不名譽的稱號卻是值得省思的,是什麼原因讓我們在「佳玲」(註2)光鮮亮麗的外表下,潛藏巨大的隱憂? 在我們日常的專案運作中,是不是也有這種暴風雨前的寧靜? 是我們總是報喜不報憂,還是專案的生存遊戲中有什麼看不見的地雷?

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

鬼滅之刃

動漫【鬼滅之刃】2020年在台日掀起一波熱潮,劇中的鬼殺隊是經過選拔編制的團隊,負責斬殺惡鬼保護人類,其中主要人物性格鮮明,各自擁有不同專長,角色及任務配置十分明確。從專案管理的角度來看,R&R(註1)雖然是個看似簡單的佈達任務,卻充滿不少眉角需要注意,有時也對專案後續的執行帶來不小影響。本篇文章以【鬼滅之刃】的角色設定當做啟發,來探討專案角色與職責分配的重要性。

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

BurndownChart_ideal.PNG專案執行的過程中,經常需要透過各種圖表來向利害關係人說明進展,針對不同的階段或對象,所使用的圖表也有所差異。在敏捷軟體開發專案中,常用一種稱之為「燃盡圖(Burndown Chart)」的方式來展示進度。

燃盡圖是用來表示剩餘工作量的圖示。以下圖為例,藍色線段代表基準線表示每一天預估的剩餘工作時數,假設完成某一項任務所需的時間為300小時,在不考慮任何變數影響的情況下,剩餘工作時數會隨時間等量遞減,直到表定完成的日期時,剩餘時數等於零。紅色線段為實際運作後所繪製的曲線,每天消耗的時數不固定(如藍色長條圖所示),因此線段會出現波動,在起初的5天內,紅色線段位在藍色下方,代表實際的情況較預期落後,直接第5天後,進度開始超前,並且在最後一天完成任務。

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

AS.PNG一個好的產品從企劃到完成,就好比主廚費心烹煮佳餚的過程,從一開始決定方向、挑選食材、構思做法,到料理時不斷測試口感並調整,最後確認品質、擺盤、出菜,步驟缺一不可。也因此,讓我想到MasterChef Australia(註1)這部澳洲烹飪實境秀的電視節目,該節目透過一連串不同主題的競賽,每周淘汰一位參賽者,直到選出冠軍為止,在過程中,可以看到不同參賽者對同一種主題或料理的詮釋,在口味、擺盤等各個面向皆有差異,但執行時所展現的精神卻與產品及專案管理思維不謀而合。

從專案管理的角度來看,廚師製作料理的過程,符合專案「在有限時間、資源內,交付特定產出」的基本定義,節目單位所設計的題目,則可視為sponsor的專案章程,它定義了料理的概念(可能要求參賽者複製經典異國料理,可能是針對某個季節、某段回憶去發想),也提供可選用的食材,相當於專案的基本方向及限制條件。在這初步的範疇之內,便是廚師可依照自己的想法去發揮創意的空間,而他們接下來所展開的工作,約略可以歸納為以下幾點 : 

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

pexels-andrea-piacquadio-3760810.jpg加利口罩商在2020年9月遭爆進口大陸製非醫療口罩,並且混充MIT醫療口罩在藥局及實名制通路販售,不當獲利,但加利負責人林明進卻反批評政府壓榨口罩商,不但以低於市場價格徵收,且徵用量高、時間緊迫,加利為了達到政府的徵用量,員工只能日以繼夜趕工無法休息。關於加利是否違法,以及政府徵用口罩的過程是否有瑕疵,這點得交由相關單位調查,我們不予評論,但從專案管理的角度來看,當目標時程緊迫的時候,真的只有加班一條路嗎? 或許我們可以從幾個方向來著手。

1. 確認Deadline的可調整性

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

時程估算一向是讓PM頭痛的工作,應該有許多人和我一樣,經常會陷入期望值和估算值的拔河。所謂期望值,是利害關係人對專案完成時間的期望,和可行性無關,通常較為偏向情感導向。估算值則是經過團隊成員討論取得共識的預估時程, 一般來說,時程估算有幾種方式 :

1.專家判斷 : 顧名思義,可請團隊中對該項任務較熟悉的成員來評估,或者尋求專案外部專案提供意見。

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

前陣子和一位合作過幾次的工程師閒聊,他提到目前的專案遇到一些問題,並且認為專案經理的角色很重要,建議我可以去考個PMP(我已擁有PMP身分將近10年)。雖然這個案子是由另一位PM主導,我則是協助的角色,但我們對於這案子其實也花了不少心力,我因此很驚訝,原來不同角色的觀點看待「管理」這件事,有如此顯著的差異。

和這位工程師合作的是個兩年以上、橫跨多部門的大型專案,目的是建立一個新平台,取代疊床架屋多年的舊系統。但舊系統的負責單位歷經多次轉手,早已沒有任何文件及Domain Know How可以傳承,因此在釐清規格的過程中,花了不少時間與心力,對於工程師來說,感受到的就是反反覆覆的規格版更,開發階段著實辛苦。

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

comic.jpg灌籃高手這部漫畫應該是六、七年級生共同的兒時回憶,最近也推出手遊再度攻佔大家的眼球,它的故事在敘述原本默默無聞的湘北高中籃球隊,因緣際會加入了櫻木、流川等好手,先是取得縣大賽亞軍,接著又在全國大賽中擊敗常勝霸主三王工業,雖然湘北後來未能如願獲得冠軍,但也打響了名號。

現實生活中不一定有如此振奮人心的情節,專案成功也不是一蹴可幾,但湘北籃球隊的故事符合了專案特性 -在特定期限內, 產生一個獨特的產品或達成特定目標。因此,我們試著從中抽絲剝繭,找出專案管理實務中值得學習的地方。

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

專案管理的應用廣泛,涵蓋了十大知識領域、五個重要流程,但實務上並不一定需要全部執行,而是依據專案的規模與複雜度、企業文化等因素,調整作法。前陣子曾在公司內部分享了自己的實務心得,順便整理出來供大家參考。

首先,我們必須先釐清,使用專案管理技巧的目的在於 : 確保專案能夠如期如質完成。因此它是一個管理的概念,或者你可以將它視為一種工具,非強制性、可彈性運用。所以最好的方式,是在專案管理的基本框架內,用自己最舒服的方式來管理專案。

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

main.png台灣從四月起,連續30多天沒有境內新冠肺炎病例、10多天全境0確診,除了感謝前線防疫人員的辛勞外,也要歸功於台灣人民良好的生活管理。在2月下旬時,有感於台灣防疫的專業,在專案管理生活思維專欄內,分享了以下文章,希望大家從疫情中學到寶貴的管理經驗,同時繼續做好防疫工作,讓疫情早日結束,讓回歸正常的生活!

--

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

我自認是一個「不務正業」的人,學生時期主修氣象學,就業後先從氣象產品的應用,慢慢跨足到專案、產品的管理,歷經不同角色的變化。在跨領域的轉換過程中,專案管理知識扮演了很重要的角色,它讓我能夠從容掌握工作進展,並有效整合資源,就算是不甚熟悉的領域,也能夠維持不失控,爭取補足Domain Knowledge的時間。
 

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

ZHFndksadas.jpgZombie House Flipping(殭屍屋大改造)是電視頻道fyi的一個熱門節目,內容是介紹四個各有專精的老屋翻修團隊,如何將老舊的房屋重新改造為高檔的新屋。團隊成員包括PM賈斯汀、設計師杜克、建築師基斯,以及房地產經理人艾絲莉,他們專門在佛羅里達州四處購買法拍屋或廉價的二手屋,然後在有限的時間、預算內進行翻修,最後轉賣賺取價差。在翻修過程中,他們經常要面對殭屍屋的各種疑難雜症,包括飽受白蟻侵蝕的木地板、惡臭髒亂的二手老屋、以及排水管線不通、天花板漏水、結構受損等棘手的大型工程,甚至替列為古蹟的房屋翻修,必須要遵守相關條款,使用相近的材質替換受損處。

團隊成員中,尤其是杜克與基斯,經常會因為不同的意見而爭執,一個是以設計師的角度要求追加預算來提升裝修的美感,另一位則是站在建築師務實的立場,凡事以安全性及cost down為考量,兩人甚至會為了不讓對方的計畫成功,默默背著團隊施作工程。兩人你來我往,通常得靠PM賈斯汀進行協調,才能取得折衷的作法。從他們的團隊中,我們可以看到幾個專案管理的實務應用,一一說明如下 : 

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

tinyhouse.jpg最近迷上fyi生活頻道,fyi包含時尚、美食、旅遊休閒、居家設計等各種優質內容,其中我最愛的是tiny house nation(註1)這個節目,由John與Zack共同主持,為各地期望居住在小屋的客戶打造客製化的家。除了欣賞小屋設計的無限創意,節目劇情的鋪陳也頗讓PM魂上身的我有了一些靈感,以下就以tiny house為例子,來討論專案管理的應用實務。

節目的兩位主持人,每一集會為一組客戶打造他們的夢想小屋,John負責與客戶討論風格,並協助客戶做事前的準備,譬如精簡個人物品、調整生活方式,畢竟多數人從正常的房子入住到一個10坪左右的小屋,是需要適應的。至於Zack則負責設計與建造小屋,每每可以在節目內看見他展現獨特的創意,讓客戶們深獲感動。在整個過程中,我們可以歸納幾個專案管理上的表現:

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

相信大家都有被壓專案完成時間的經驗,然後為了那個幾近不可能的目標忙得焦頭爛額,甚至變更範疇、增加成本、加班,少數時候還要低聲下氣疏通跨單位協作。雖然專案管理的精神貴在如期如質,並且有許多技巧與執行概念可協助PM進行,例如

專案經理的基本苦工 - 繪製一份實用的甘特圖

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

天氣預報專案管理是一門風險控管的學問,某種程度來說還具有一點預測的成分在其中,為何如此說呢?因為辨識風險、訂定風險應變計畫實際上就是在針對尚未發生的事情進行未雨綢繆的準備,準備越充分,當問題發生時越能從容應對。既然是預測,就有失準的可能性,必須時時監控它的變化,才能逐步增加對風險的理解程度,適時修正措施。談到預測,勢必需要足夠的數據佐證,接下來我們以同樣用科學角度在預測未來事件的天氣預報,來說明風險管理的精神。

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

做對的事,把事做對正式接觸專案管理大約也有六、七年,不算長也不算短的日子,若要問我有什麼心得,我會說,專案管理是一種概念,也是一種技能,但它不是終點,甚至可能只是某些職務所需的基本條件而已。不同的企業對專案管理的看重程度不一,近期比較常聽到的說法是專案管理是在把事情做對,但最重要的是要能做對的事,才能真正帶來價值。初次聽聞會覺得不是滋味,尤其當你辛苦完成一個專案之時。仔細想想,這話說得對,也不太對。

文章標籤

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

從地板工程看專案管理的實現前陣子家裡更換客廳的架高木質地板,改為平鋪式,過程中遇到一些意料外的狀況,幸好木工師傅一一解決,最後趕在過年前完成,讓我們有一天半的時間清理及復原家具,迎接新年。從這次的裝修經驗,也看到專案管理的精神被實踐(其實生活中有許多類似的經驗,都值得我們從中學習),以下用簡單的重點條列來分析探討:

 
1.專案估算

victor 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

1 2345